法人を設立した方や、経営されている方から、以下のようなご相談を頂くことがよくあります。
「この支出は経費になる？」 「会社のお金で支払っても問題ない？」
法人税は、売上から経費を差し引いて計算されるため、どの支出を経費として取り扱うかは重要なポイントです。しかし、会社が支払ったものであれば何でも経費として認められるわけではありません。
特に法人の場合、事業と関係のない支出を会社が負担すると、単に経費として認められないだけでなく、役員報酬等として扱われてしまうこともあります。
この記事では、法人の経費の基本的な考え方や、経費になるもの・ならないものの判断ポイント、実務上よくある具体例について解説します。
※法人を設立したばかりの方は、こちらの記事も参考にしてください。
法人経費の基本的な考え方
法人の経費とは、事業を行うために必要な支出のことをいいます。
会社が支払ったものであっても、事業と関係が薄い支出については、経費として認められない場合があります。
そのため、法人の経費を考えるうえでは、「事業との関連性」が重要なポイントになります。
事業との関連性を考える
基本的には、事業を行うために必要な支出であれば経費として認められます。
※「事業を行うために必要」とは、売上を上げるためや会社を運営するために必要、というイメージです。
例えば、事業と関連する支出であれば、商品や材料の仕入、事務所の家賃や水道光熱費、スマートフォンの通信費、車両やパソコンの購入費用、消耗費や交際費などは、基本的にすべて経費になります。
一方、事業と無関係の物品購入、個人名義で借りている自宅の家賃、家族分のスマートフォンの通信費、個人名義の車両、プライベートな消耗品や飲食代などは、経費と同じような支出であっても、事業との関連性が無いので経費として認められません。
このように、経費かどうかは、どんな支出かではなく、「事業に関連した支出か」で決まるということに注意が必要です。
経費かどうかは事業に関連するかどうかで決まる。
契約者・名義にも注意が必要
法人を設立した後は、個人と法人を別のものとして考える必要があります。
特に、個人事業から法人化した場合は注意が必要です。
個人事業では、一つの支出について、事業分とプライベート分を分けて、事業分だけを経費とするような「家事按分」という考え方があります。
一方で、法人の場合は、「法人と個人は別」と考えるため、基本的に会社の支出は会社のもの、個人の支出は個人のものとして見られます。
例えば、会社の事業で使用しているスマートフォンや車両であっても、契約者や支払者が個人となっている場合は、経費として認められない場合があります。
会社の経費にするためには、法人名義で契約する、会社名義の口座やクレジットカードで支払うなど、法人の経費であることを明確にしておくことが大切です。
法人と個人は別。法人名義で契約し、法人口座から支払うことが大切。
経費になるものの具体例
前述の通り、法人の経費として認められるためには、「事業に関連していること」と「法人の契約・支払いであること」が重要になります。
では、具体的にどのような支出が「事業に関連している」と考えられるのでしょうか。
ここでは、よくご質問を頂く支出を例に、経費になる具体例を見ていきましょう。
家賃
「事務所」等を借りる場合、法人名義で賃貸契約をおこない、法人の事業に使用していれば、基本的に法人の経費になります。
一方で、自宅を事務所として利用している場合は注意が必要です。
前述の通り、法人では個人と法人を別のものとして考えるため、個人名義の賃貸住宅の家賃をそのまま法人の経費にすることはできません。
自宅家賃を法人の経費にするためには、一般的には「個人と法人の間で賃貸借契約を結ぶ方法」や、「法人名義へ契約を変更する方法（自宅部分について社宅制度を導入）」があります。
自宅兼事務所の場合は取り扱いが複雑になることもあるため、判断に迷う場合は税理士へ相談することをおすすめします。
個人名義の家賃は、そのまま法人の経費にすることはできない。
車両
法人名義で購入し、法人の事業で使用する車両は基本的に法人の経費になります。
車両本体の購入費用だけでなく、ガソリン代、駐車場代、自動車保険料、車検費用なども、事業で使用しているものであれば経費として認められます。
一方で、個人名義の車両を使用している場合は注意が必要です。
前述の通り、法人では個人と法人を別のものとして考えるため、個人名義の車両に関する費用をそのまま法人の経費にすることはできません。
個人名義の車両を法人の経費にするためには、「法人名義へ変更する方法」や、「個人から法人へ貸し付ける方法」などを検討する必要があります。
個人名義の場合、名義変更か個人から法人への貸付けが必要。
スマホの通信費
法人名義で契約し、法人の事業で使用しているスマートフォンの通信費は、基本的に法人の経費になります。
一方で、賃貸や車両と同じく、個人名義で契約しているスマートフォンの通信費を、そのまま法人の経費にすることはできません。
法人の経費にするためには、法人名義であらたに契約するか、法人名義へ契約を変更する必要があります。
法人で新たに契約するか、名義変更をする必要がある。
交際費
取引先との打ち合わせや商談、接待などのための飲食代や、従業員とのコミュニケーションを目的とした社内飲食などは、基本的に交際費として法人の経費になります。
一方で、家族との食事やプライベートな飲み会など、事業と関係のない飲食代は経費として認められません。
交際費などの経費は、「事業との関連性」が求められる経費であり、税務調査では「誰と」「何の目的で」飲食したのかを確認されることがあります。
飲食代を経費にする場合は、領収書だけでなく、参加者や目的も記録しておくと安心です。
飲食代は、「事業との関連性」が説明できることが重要です。
パソコンや備品
パソコンやモニター、プリンター、机や椅子など、事業で使用する備品は基本的に法人の経費になります。
ただし、プライベートで使用するために購入したものや、個人利用が中心のものは経費として認められません。
また、法人の経費にするためには、法人名義で購入し、法人の事業で使用していることが重要です。
高額なパソコンや備品については、一度に経費にならず、数年に分けて経費計上する場合もあります。
「事業で使用すること」と「法人が購入すること」が重要。
経費にならないものの具体例
前述の通り、事業との関連性がない支出や、法人の支出と認められないものは経費になりません。
ここでは、法人でよく見られる経費にならない支出の例をご紹介します。
個人的な生活費
食費や衣服代、日用品代など、社長や家族の生活に必要な支出は経費になりません。
会社の口座や法人カードで支払った場合でも、事業との関連性がなければ法人の経費として認められません。
個人の生活費は、法人のお金で支払っても経費にはなりません。
個人的な旅行費用
家族旅行や観光が目的の旅行費用は経費になりません。
出張として経費にする場合は、訪問先や出張の目的など、事業との関連性を説明できる必要があります。
旅行費用は、「仕事のための移動」かどうかで判断されます。
社用車を主にプライベートで利用している
法人名義で購入した車両であっても、主にプライベートで使用している場合は注意が必要です。
例えば、休日の買い物やレジャーなど、個人的な利用が中心となっている場合、その車両に係る費用のすべてを法人の経費として認められない可能性があります。
車両費は法人名義であるだけでなく、実際に法人の事業で使用していることも重要です。
法人名義の車両でも、プライベート利用が中心であれば経費として認められない可能性があります。
法人を設立した後は、経費だけでなく、役員報酬や税金についても理解しておくことが大切です。
是非ご一緒に、以下の記事もご確認ください。
まとめ
法人の経費かどうか迷ったら、次のポイントを確認してみましょう。
- 事業に関連した支出か
- 法人名義で契約しているか
- 法人の口座やカードで支払っているか
- 個人的な生活費や旅行費用が含まれていないか
- 法人名義であっても、プライベート利用が中心になっていないか
経費の判断に迷う場合は、「事業との関連性」と「法人の支出であること」の2つの観点から考えることが大切です。
経費の判断は個別の事情によって異なる場合があります。判断に迷う場合は、税理士へ相談することをおすすめします。
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